Robotics ist kein Wundermittel, aber dennoch wundervoll. Das volle Potenzial kann erst unter den richtigen Rahmenbedingungen erschlossen werden. Prozesse identifizieren, Stakeholder einbinden, Ängste nehmen und die Pilotierung sind das Fundament einer Make- or Not-Make-Entscheidung.
Robotic Process Automation (RPA) ist die Automatisierung einfacher Routineaufgaben. Der Softwareroboter simuliert einen Menschen durch Mausklicks und Tastatureingaben, sodass bestehende Programme automatisiert verwendet werden können. Arbeitsabläufe werden in einer intuitiven Oberfläche durch standardisierte Flussdiagramme abgebildet. Prozesse mit einfachen Regelwerken und solche, die in Fremdsystemen realisiert werden, sind besonders geeignet für die Umsetzung durch RPA.

Der Pilot

Erste, positive Ergebnisse eines Piloten validieren den Business Case und wirken sich maßgeblich auf die weitere Ressourcenplanung aus. Quickwins werden insbesondere durch die Ablösung wenig komplexer und häufiger Abläufe erreicht. Zu komplexe Prozesse erfordern eine aufwändige Modellierung und haben aufgrund ihrer meist langen Prozesskette ein erhöhtes Fehlerpotenzial.

IT-Beteiligung

Prozessautomatisierung ohne IT-Ressourcen – geht das? Die Modellierung und Umsetzung erfordern keine IT-Kapazitäten, wobei Beistellungen, wie Systemzugänge, von der Informatik erbracht werden müssen. Es empfiehlt sich eine frühzeitige Abstimmung, um interne Hürden zu identifizieren und noch vor der Umsetzung zu lösen.  Analog eines Sachbearbeiters, ist der Roboter auf die  Anwendungen, mit denen er arbeitet, angewiesen. Eine kontinuierliche Verarbeitung durch ROBOTICS kann nur erfolgen, wenn die Applikationen vollständig zur Verfügung stehen. Häufig werden Systeme für Wartungsarbeiten oder nächtliche Verarbeitungsläufe heruntergefahren. Die  Systemverfügbarkeiten können nach einer Abstimmung mit der IT in vielen Fällen verlängert werden.

Change-Management

ROBOTICS hat direkten Einfluss auf die Arbeitsweise sowie die Ängste der Mitarbeiter. Einfache, wiederholbare und monotone Aufgaben werden abgenommen. Die Effizienzgewinne können für qualitative Sachbearbeitung genutzt werden. Eine transparente Kommunikation über das Vorgehen und die Zielsetzung nimmt die Angst vor dem „Roboter“ und kann die Mitwirkenden der Fachbereiche zu einer aktiven Lösungsbeteiligung bewegen. Hierbei empfehlen sich „Bottom-up-Strategien“, bei denen Sachbearbeiter die Maßnahmen als Multiplikatoren bewerben, Irrtümer klarstellen oder sogar die Realisierung übernehmen.

Automatisierung vs. Optimierung

Im Kontext einer zunehmend einfacheren und schnelleren Prozessautomatisierung stellt sich die Frage: Macht RPA die Prozessoptimierung obsolet?
Nein. In vielen Fällen widmet sich ROBOTICS den Symptomen historisch gewachsener Ineffizienzen, deren Prozesse funktional statt prozessual orientiert sind. Aufgrund langer Prozesslaufzeiten kann ohne die kontinuierliche Prozessoptimierung das volle Potenzial des Roboters,  nicht voll entfaltet werden. Sofern einzelne Notwendigkeiten nicht hinterfragt werden, besteht das Risiko der unnötigen Informationserfassung und folglich die Haltung doppelter und nicht sprechender Daten. Prozessautomatisierung und -optimierung stehen nicht im Wettbewerb zueinander, sondern schaffen Synergien in der Prozessidentifikation und -dokumentation, die für eine schnellere Umsetzung genutzt werden können.

Methodik

fintus, als Wegbereiter in Automatisierungslösungen, setzt ein bewährtes 6-Phasen-Modell ein, das auf alle wichtigen Elemente einer erfolgreichen RPA-Umsetzung eingeht.

1. Analyse: Identifizierung und Bewertung von Use Cases
2. Konzeption: Ist-Darstellung der Prozesse
3. Umsetzung: Prozessmodellierung
4. Exception Handling: Identifikation und Abwehr potenzieller Fehler
5. Testing: Testfälle auf Testsystemen prüfen
6. Produktion & Monitoring: Ergebnisanalyse der Automatisierung um Gelerntes auf die nächsten Use Cases anzuwenden.

„so the question is not IF but WHEN the new era of automation will have full impact on your organization“ (Zitat: Deloitte Insight Report)

Fragen beantworten wir Ihnen gerne persönlich.

12. Dezember 2018
Patrick Schöller